ارسال مقاله علمی ؛ راهنمای کامل برای ثبت، پیگیری و موفقیت در فرآیند ارسال مقاله
مقدمه
ارسال مقاله به مجلات علمی معتبر، مرحله‌ای بسیار حساس در فرآیند چاپ و انتشار پژوهش است. حتی اگر مقاله‌ای با کیفیت علمی بالا تهیه شده باشد، اما به‌درستی ارسال نشود، ممکن است توسط مجله رد شده یا وارد فرآیند داوری نشود. بنابراین آشنایی کامل با مراحل ارسال مقاله، قوانین، مستندات لازم و نحوه پیگیری وضعیت مقاله، برای موفقیت پژوهشگران و دانشجویان در همه رشته‌ها ضروری است. در این مقاله، به صورت مرحله‌به‌مرحله با فرآیند ارسال مقاله علمی، از آماده‌سازی تا پیگیری پذیرش، آشنا می‌شویم.
اهمیت ارسال صحیح مقاله
ارسال مقاله به شکل اصولی باعث:
تسریع در آغاز فرآیند داوری
جلوگیری از ریجکت‌های اولیه (Desk Reject)
ایجاد تصویر حرفه‌ای از نویسنده نزد سردبیر
افزایش شانس پذیرش و چاپ سریع‌تر مقاله
در مقابل، ارسال غیرحرفه‌ای باعث اتلاف زمان، ریجکت سریع و حتی ثبت سوابق منفی در سیستم مجله خواهد شد.
انواع مجلات از نظر ارسال مقاله
مجلات چاپی سنتی (Print Journals): معمولاً ارسال از طریق ایمیل و با فرمت خاص انجام می‌شود.
مجلات آنلاین با سیستم ارسال (Submission System): مجلات نمایه‌شده در Scopus، ISI و سایر پایگاه‌ها از سیستم‌های ارسال آنلاین مانند ScholarOne, Editorial Manager, یا Elsevier EES استفاده می‌کنند.
مجلات Open Access: ارسال مقاله آنلاین انجام می‌شود، اما معمولاً شامل هزینه انتشار هستند.
مراحل آماده‌سازی پیش از ارسال مقاله
قبل از ارسال مقاله، مطمئن شوید که موارد زیر به‌درستی آماده شده‌اند:
متن نهایی مقاله: ویرایش‌شده، با فرمت مجله
چکیده و کلیدواژه‌ها: دقیق و علمی
فهرست منابع: طبق سبک ارجاع مجله (APA، MLA، Vancouver و …)
تصاویر، نمودارها و جداول: با کیفیت مناسب و جداگانه
نامه همراه (Cover Letter): معرفی کوتاه مقاله برای سردبیر
تکمیل فرم‌های تعهدنامه: عدم ارسال هم‌زمان، اصالت مقاله، تأیید نویسندگان
فرآیند ارسال مقاله به صورت گام‌به‌گام
گام ۱: ثبت‌نام در سیستم مجله
وارد وب‌سایت رسمی مجله شوید.
بخش “Submit your article” را پیدا کرده و در سیستم ثبت‌نام کنید.
گام ۲: انتخاب نوع مقاله
نوع مقاله را مشخص کنید (Original Article، Review Article، Case Study و …)
گام ۳: وارد کردن مشخصات مقاله
عنوان، چکیده، کلیدواژه‌ها، موضوعات مقاله
بارگذاری فایل اصلی مقاله (معمولاً بدون نام نویسندگان)
بارگذاری فایل جداگانه مشخصات نویسندگان
گام ۴: آپلود فایل‌ها
مقاله اصلی
تصاویر و جداول
Cover Letter
Supplementary Materials (در صورت وجود)
گام ۵: تأیید نهایی و دریافت کد پیگیری
پس از تأیید نهایی، کد پیگیری مقاله (Manuscript ID) صادر می‌شود.
از این کد برای پیگیری مراحل بعدی استفاده می‌شود.
نحوه نگارش Cover Letter (نامه همراه)
Cover Letter معمولاً شامل موارد زیر است:
معرفی مقاله و موضوع آن
توضیح اهمیت علمی پژوهش
تأیید اصالت و عدم ارسال به مجلات دیگر
معرفی نویسنده مسئول (Corresponding Author)
تشکر از سردبیر و اشاره به علاقه‌مندی برای انتشار مقاله در آن مجله
📌 این نامه باید رسمی، مؤدبانه، خلاصه و بدون اغراق باشد.
پیگیری وضعیت مقاله پس از ارسال
پس از ارسال مقاله، وضعیت آن در سیستم مجله از طریق مراحل زیر تغییر می‌کند:
Submitted to Journal: مقاله ثبت شده است
With Editor: سردبیر در حال بررسی اولیه است
Under Review: مقاله به داوران ارسال شده
Reviews Completed: داوران نظر خود را ثبت کرده‌اند
Decision in Process: تصمیم‌گیری سردبیر در حال انجام است
Accepted / Rejected / Revise: اعلام نتیجه نهایی
در صورت طولانی شدن فرآیند، پس از ۴ تا ۶ هفته می‌توانید از طریق ایمیل رسمی مجله به‌صورت مؤدبانه پیگیری کنید.
نکات مهم برای افزایش شانس موفقیت در ارسال مقاله
مطالعه دقیق راهنمای نویسندگان (Author Guidelines)
هماهنگی بین فایل‌های بارگذاری شده و اطلاعات ثبت‌شده در سیستم
عدم وجود خطاهای نگارشی و ساختاری در نسخه ارسالی
پرهیز از ارسال هم‌زمان مقاله به چند مجله
ارائه فایل‌های تصویری با کیفیت بالا و استاندارد
به‌روزرسانی اطلاعات نویسندگان و ترتیب صحیح آن‌ها
اشتباهات رایج در ارسال مقاله
بارگذاری فایل مقاله با نام نویسندگان در نسخه Blind
ارسال مقاله به مجله نامرتبط از نظر موضوع
عدم ارسال Cover Letter یا فرم‌های تعهد
فراموشی ثبت مشخصات نویسندگان به‌طور کامل
عدم بررسی نهایی فایل‌های ضمیمه
استفاده از ایمیل‌های غیررسمی برای ثبت‌نام
جمع‌بندی
ارسال مقاله مرحله‌ای فنی، دقیق و حساس است که رعایت نکات نگارشی، ساختاری و فنی در آن ضروری است. حتی بهترین مقاله، اگر به‌درستی ارسال نشود، ممکن است از فرآیند داوری حذف شود. با مطالعه راهنمای مجله، تهیه فایل‌های استاندارد، نگارش حرفه‌ای Cover Letter و پیگیری مؤدبانه، می‌توانید شانس موفقیت مقاله خود را به‌طور چشمگیری افزایش دهید.
